Huishoudelijk Reglement

1. Doelgroep

Onder wijkbewoners van de Heikant wordt vooralsnog verstaan, bewoners van de wijk Heikant West, Heikant Oost en de Kelen. Uitbreiding van het werkgebied van de stichting kan plaatsvinden bij besluit van het algemeen bestuur, nadat de subsidiënt van de stichting hiermee heeft ingestemd door middel van beschikbaarstelling van gelden voor het werk van de stichting ten behoeve van het uitbreidingsgebied.

2. Wijkvergadering

• De deelnemers aan de wijkvergadering dienen een presentatielijst te tekenen, waarin tenminste is opgenomen de naam, adres, leeftijd (ouder/jonger dan 18 jaar).
• Alleen wijkbewoners ouder dan 18 jaar die de presentatielijst getekend hebben zijn stemgerechtigd.
• In beginsel wordt over zaken mondeling en over personen schriftelijk gestemd.
• Stemmen bij acclamatie is mogelijk.
• Bij schriftelijke stemming dient tijdens de wijkvergadering een stembureau geformeerd te worden, bestaande uit de voorzitter van de wijkvergadering en twee personen uit de vergadering.
• De voorzitter van het Algemeen bestuur van de stichting zal optreden als voorzitter van de wijkvergadering.
• Bij afwezigheid van de voorzitter van het Algemeen bestuur van de stichting, zal het Dagelijks Bestuur van de stichting zorgdragen voor een plaatsvervanger.
• Het voorstel voor de agenda van de wijkvergadering wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur en minimaal 14 dagen voorafgaand aan de vergadering gepubliceerd worden in het wijkblad (Berg-Echo) of op andere wijze.
• Gedurende 14dagen voor de wijkvergadering liggen alle voor deze wijkvergadering relevante beleidsstukken ter inzage voor de wijkbewoners bij het secretariaat van de stichting.
• Het verslag van de wijkvergadering wordt gemaakt door de secretaris van de stichting en wordt gepubliceerd in het wijkblad of op andere wijze.
• Bij afwezigheid van de secretaris van de stichting zal het Dagelijks Bestuur van de Stichting zorgdragen voor een plaatsvervanger.
• Op een door 20 wijkbewoners ondertekend verzoek ingediend bij het secretariaat van de stichting, wordt door het Algemeen Bestuur binnen één maand na ontvangst een bijzondere wijkvergadering bijeen geroepen.
• Bij een bijzondere wijkvergadering gelden dezelfde bepalingen als bij een normale wijkvergadering.

3. Participanten

• Het verzoek tot aansluiting bij de Stichting Wijkbelangen Heikant als participant dient, met redenen omkleed, schriftelijk aangevraagd te worden via het secretariaat van de Stichting.
• De goedkeuring tot toetreding tot de Stichting zal door het Algemeen Bestuur met een meerderheid van 2/3 (tweederde) van de stemmen genomen dienen te worden, in een vergadering waarbij minimaal ¾ van het totaal aantal bestuursleden aanwezig is.
• De participant heeft de volgende voorwaarden, rechten en plichten:

1. De doelstelling en activiteiten van de participant dienen te passen binnen de doelstellingen van de Stichting.
2. Het werk van participanten dient zich vooral te richten op het geografische werkgebied van de Stichting.
3. Ten aanzien van beleidsmatige activiteiten, activiteiten op het terrein van belangenbehartiging of activiteiten die in welke vorm dan ook de afdeling overstijgen, dienen participanten deze activiteiten af te stemmen met de Stichting en haar afdelingen. Ten aanzien van uitvoerende activiteiten op het terrein van recreatie en ontspanning is afstemmen geen voorwaarde, maar wel menselijk.
4. Een jaarlijkse activiteitenprogramma als ook een jaarverslag dient door de participant aan de Stichting te worden toegezonden.
5. De participant kan deelnemen aan de Stichting met redenen omkleed opzeggen. Het Algemeen Bestuur kan deelname van de Participant eveneens met redenen omkleed opzeggen.
6. Na opzegging vervallen bovenstaande rechten, plichten en voorwaarden, met uitzondering van eventuele (wederzijdse) financiële verplichtingen en/of handelingen, voor zover deze betrekking hebben op en/of aangegaan zijn voor de datum van opzegging.

Wanneer de participant gebruik maakt van diensten van de Stichting, die een vergoeding blijken, zal in onderling overleg over de hoogte van de bijdrage een afstemming plaatsvinden.

4. Afdelingen

• Het verzoek tot aansluiting bij de Stichting Wijkbelangen Heikant als afdeling dient, met redenen omkleed, schriftelijk aangevraagd te worden via het secretariaat van de Stichting. De goedkeuring tot toetreding tot de Stichting zal door het Algemeen Bestuur met een meerderheid van 2/3 (twee derde) van de stemmen genomen dienen te worden, in een vergadering waarbij minimaal ¾ van het totaal aantal bestuursleden aanwezig is.
• De afdeling heeft de volgende voorwaarde, rechten en plichten:

1. Indien de afdeling een buurtvereniging is, bepaalt deze zelf haar samenstelling en geografische omvang, voor zover men daarbij niet binnen de geografische grenzen treedt van een bestaande aangesloten buurvereniging.
2. De afdeling bepaalt zelf aan welke zaken zij wil werken dan wel welke activiteiten zij wil ondernemen, alsmede de manier waarop. Een en ander onder voorbehoud dat voldaan is aan het gestelde in de statuten en het huishoudelijk reglement van de Stichting en de afdeling.
3. Zaken en activiteiten van een afdeling moeten vallen binnen de doelstellingen van de Stichting. Ten aanzien van beleidsmatige activiteiten, activiteiten op het gebied terrein van belangenbehartiging of activiteiten die in welke zin dan ook de afdeling overstijgen, dienen afdelingen deze activiteiten af te stemmen met de Stichting en haar participanten. Ten aanzien van uitvoerende activiteiten op het terrein van recreatie en ontspanning is afstemming geen voorwaarde, maar wel wenselijk. Indien het Algemeen Bestuur met meerderheid van de stemmen besluit dat een zaak of activiteiten van een afdeling niet past binnen de doelstellingen van de Stichting of het werkterrein van een afdeling overstijgt, dient de afdeling die zaak of activiteit direct te stoppen.
4. Op elke vergadering van het Algemeen Bestuur dien mondeling dan wel schriftelijk verslag gedaan te worden van de activiteit.
5. Indien een afdeling om bepaalde redenen geen afgevaardigde in het Algemeen Bestuur, dient toch binnen de afdeling een contactpersoon aanwezig te zijn, die aanspreekbaar is voor en vanuit de Stichting. De afdeling dient ook te zorgen dat er iemand in de afdeling aanspreekbaar is voor financiële zaken ten behoeve van de penningmeester van de Stichting. In principe dient binnen bij het ontstaan van een dergelijke vacature in afvaardiging, binnen 4 maanden in de vacature te zijn voorzien.
6. De afdeling houdt de boekhouding bij overeenkomstig de richtlijnen van het dagelijks Bestuur.
7. De afdeling dien jaarlijks voor 01 maar van ieder jaar een sluitend exploitatieoverzicht over het voorafgaande jaar in te dienen bij de penningmeester van de Stichting. Dit exploitatieoverzicht dient te zijn opgesteld conform de opmaak en de richtlijnen zoals die door het Dagelijks Bestuur van de Stichting zijn opgesteld en aan de afdeling zijn medegedeeld. Indien dit niet het geval is, vervalt iedere aanspraak op vergoeding of subsidie. De afdeling draag zorg voor een controle van de inkomsten, uitgaven en boekhouding door middel van het laten uitvoeren van een kascontrole door een kascontrole-commissie. In deze commissie mogen geen bestuursleden van de betreffende afdeling zitting hebben. Verrekening van de subsidies en/of tegoeden tussen de Stichting en de afdeling vinden plaats na goedkeuring van de exploitatierekening van de afdeling, goedkeuring van de exploitatierekening van de Stichting door de subsidies van de Stichting en betaling van de subsidiënt van de Stichting aan de Stichting. Op verzoek van de afdeling kan een bevoorschotting plaatsvinden van te verwachten subsidies of tegoeden. Deze bevoorschotting bedraagt maximaal 75% van het begrote tegoed, te betalen in gezamenlijke overeen te komen termijn(en).
8. Jaarlijks dient de afdeling bij de penningmeester van de Stichting voor 01 oktober een sluitende begroting in voor het daaropvolgende jaar. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in inkomsten en uitgaven voor jeugdwerk en volwassenenwerk. Deze begroting dien te zijn opgesteld conform de opmaak en de richtlijnen zoals die door de penningmeester van de Stichting zijn opgesteld en aan de afdeling zijn medegedeeld. Indien dit niet het geval is, vervalt iedere aanspraak op vergoeding of subsidie. Indien op grond van de ingediende en door het Algemeen Bestuur van de Stichting goedgekeurde begroting de afdeling recht heeft op enige vorm van vergoeding of subsidie van of via de Stichting, dan is deze vergoeding of subsidie nooit hoger dan het door het Algemeen Bestuur goedgekeurde bedrag. Binnen het kader van de begroting kan de afdeling zelfstandig uitgaven doen, mits in de pas wordt gelopen met de geraamde inkomsten. Bij dreigende overschrijding van de begroting, of achter blijven van de begrote inkomsten, dient door de afdeling direct contact te worden gezocht met het Dagelijks Bestuur bij monde van de penningmeester. Aan deze melding kunnen door de afdeling geen rechten ontleend worden jegens de Stichting. Een lid of leden van de afdeling mag/mogen geen uitgaven doen of financiële verplichtingen aangaan, welke niet zijn opgenomen in of passen binnen de door de Stichting goedgekeurde begroting van die afdeling. Een afdeling kan tussentijds een aanvullende of bijgestelde begroting indienen bij de penningmeester van de Stichting. Na goedkeuring van deze aanvullende of bijgestelde begroting door het Algemeen Bestuur, vervangt deze begroting de eerder ingediende oorspronkelijk begroting.
9. Subsidies voor de Stichting en of voor afdelingen van de Stichting worden aangevraagd door het dagelijks Bestuur van de stichting.
10. Teneinde een waarborg te scheppen dat de financiële uitgaven conform de bij het bestuur ingediende exploitatierekening is, zal door de jaarvergadering van een afdeling jaarlijks een kascontrole-commissie worden benoemd die een kascontrole uitvoert ten aanzien van deze afdeling. Deze commissie bestaat uit minimaal twee leden (geen bestuursleden van de betreffende afdeling). Jaarlijks wordt minimaal één nieuw lid in deze commissie benoemd en een lid heeft maximaal twee opeen volgende jaren zitting in deze commissie. Indien een afdeling geen leden heeft, dan wordt de jaarlijkse kascontrole uitgevoerd door het dagelijks Bestuur van de Stichting.
11. Afdelingen kunne zelfstanding als afdeling naar buiten treden, maar niet namen de Stichting, tenzij daarover overleg is geweest met het dagelijks Bestuur.
12. Financiële wervingsacties van de afdeling kunnen pas gevoerd worden na overleg met het dagelijks Bestuur.
13. Indien de bestuursleden van een afdeling gezamenlijk wensen af te treden en er vanuit de leden van de afdeling geen opvolging gerealiseerd kan worden, dan dien eerst overleg plaats te vinden met het Algemeen Bestuur van de Stichting. Het Algemeen Bestuur kan daarna besluiten om het bestuur van deze afdeling –al dan niet tijdelijk- over te nemen. Bij opheffing van een afdeling blijven gelden en bezittingen van deze afdeling ten alle tijden eigendom van de Stichting. Indien na verrekening van alle schulden en vorderingen van deze afdeling een positief saldo resulteert, zal de Stichting de besteding van dit saldo zo veel mogelijk in de geest van de doelstelling van de ontbonden afdeling besteden.
14. Een afdeling dient in haar huishoudelijk reglement op te nemen hoe de besluitvorming binnen de eigen afdeling tot stand komt.

5. Algemeen Bestuur

• Elk jaar treedt een derde van het Algemeen Bestuur af. Hiervoor wordt een rooster van aftreden vastgesteld. Bij toetreding of opzegging van en participant/afdeling wordt het schema van aftreden tussentijds aangepast.
• Het schema van aftreden moet tussentijds aangepast worden, indien zou blijken dat twee leden van het Dagelijks Bestuur tegelijkertijd zouden moeten aftreden.
• Indien drie leden van het Algemeen bestuur de wens te kennen geven, dat zij een Algemene Bestuursvergadering wensen, dient het Dagelijks Bestuur deze binnen 14 dagen uit te schrijven. Voldoet het Dagelijks Bestuur hier niet aan, dan zijn de drie leden gerechtigd zelf deze vergadering uit te schrijven.
• Het Algemeen Bestuur heeft de navolgende taken:

1. Het bevorderen van de samenwerking tussen alle afdelingen en participanten.
2. Het behartigen van de gezamenlijke belangen van de belangen van de wijkbewoners binnen het werkgebied van de Stichting in de richting van overheden, organisaties en instellingen, voor zover mogelijk in overleg met de bewoners die bij een bepaald onderwerp een belang hebben.
3. Het nemen van nieuwe initiatieven en het opzetten van nieuwe activiteiten en/of afdelingen voor zover hier een aantoonbare behoefte bestaat en/of deze passen in de doelstelling van de Stichting.
4. Het, al dan niet tijdelijk, besturen van afdelingen op grond van artikel 4, punt 2, sub 13.
5. Het afstemmen van activiteiten van alle afdelingen en participanten van de Stichting, voor zover deze afstemming in het belang is van de doelgroep van de Stichting of door één of der participanten of afdelingen als wenselijk wordt geacht.
6. Het gevraagd of ongevraagd adviseren van afdelingen en participanten.
7. Het bewaken van de gezamenlijk gemaakte afspreken en procedures met betrekking tot het intern en extern functioneren en de interne structuur van de Stichting.
8. Het bekrachtigen van de –aanvullende- begroting en exploitatierekeningen van de afdelingen.
9. Het vaststellen van de begroting en de exploitatierekening van de Stichting.
10. Het goedkeuren van het jaarverslag van de Stichting, alsmede van het werkplan en eventuele beleidsplannen.
11. Het vaststellen van de concept-agenda van de wijkvergadering.
12. Het opnemen en opzeggen van het participantschap en het toelaten of royeren van organisaties als afdeling.
13. Het benoemen van een kascommissie voor de Stichting.
14. Het verdelen van de toegewezen subsidie en de overige beschikbare financiële middelen (erfstellingen,donaties,enz.)

6. Dagelijks Bestuur

• Het Dagelijks Bestuur bestaat uit personen die op persoonlijke titel zijn benoemd in het Algemeen Bestuur. Leden van het Dagelijks Bestuur mogen wel lid zijn van een afdeling of participant, maar niet namens een afdeling of participant zijn afgevaardigd in het Algemeen Bestuur.
• Het Dagelijks Bestuur heeft de volgende taken:

1. Het voorbereiden van de Algemene Bestuursvergadering
2. Het inhoudelijk voorbereiden van de wijkvergadering.
3. Het opstellen van de begroting van de Stichting conform de op dat moment noodzakelijke en gangbare wijze.
4. Het voorbereiden van het jaarverslag, het werkplan en eventueel het beleidsplan van de Stichting.
5. Het indienen van de begrotingen en exploitatierekeningen en subsidieaanvragen en afrekeningen namen afdelingen ten behoeve van de Stichting zelf conform de richtlijnen die daarvoor gelden, alsmede het voeren van de daarmee samenhangende onderhandelen.
6. Het opstellen van de exploitatierekening van de Stichting conform de op dat moment noodzakelijke en gangbare wijze.
7. Het notuleren van de Algemene Bestuursvergadering.
8. Het maken van het verslag van de wijkvergadering, overeenkomstig art. 2 lid k) c.q. 1).
9. Het zorgdragen voor een goede communicatie binnen de geledingen van de Stichting, het doorspelen van binnengekomen informatie en bescheiden naar de desbetreffende afdeling, participant en commissie, alsmede het onthouden van de externe contacten en het afvoeren van het extern overleg.
10. Het op verzoek van een afdeling ondersteunen van afdelingen bij het opstellen van een begroting, een exploitatierekening en het inrichten van de boekhouding.
11. Het opstellen van richtlijnen ten behoeve van de boekhouding van de afdelingen.
12. Het uitvoeren van besluiten genomen door het Algemeen Bestuur, voor zover aan hen opgedragen, het toezicht houden op de uitvoering van besluiten, genomen door het Algemeen Bestuur, opgedragen aan derden.

 

Aldus vastgesteld tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur van de stichting Wijkbelangen Heikant de Kelen